Política de Privacidad

1. Datos identificativos del prestador del servicio

LOVE AVII Sociedad de Responsabilidad Limitada, cédula jurídica 3-102-934285, debidamente inscrita en el Registro Mercantil de Costa Rica, Tomo 2025, Asiento 367319, es la propietaria, administradora y operadora de la plataforma tecnológica denominada OCIANN CLASS, con domicilio social en Costa Rica, San José, Barrio Escalante, Calle 35, Avenida 7, casa blanca esquinera con portones negros, y correo electrónico de contacto sistemasavi.com@gmail.com.

LOVE AVII Sociedad de Responsabilidad Limitada desarrolla, administra y opera la plataforma OCIANN Class, solución tecnológica orientada al apoyo integral de la labor docente dentro del sistema educativo costarricense.

2. Alcance de la política

La presente Política de Privacidad regula el tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados y utilizados a través de la plataforma OCIANN Class, incluyendo su sitio web, aplicaciones, módulos funcionales, integraciones, herramientas de inteligencia artificial y servicios asociados.

Esta política aplica a todas las personas usuarias docentes y personal autorizado que utilicen la plataforma en el marco de sus funciones educativas, académicas o administrativas.

3. Descripción general de OCIANN Class

OCIANN Class es un software educativo creado por docentes y para docentes, diseñado para centralizar, organizar y dar trazabilidad a los procesos académicos, administrativos y evaluativos propios de los centros educativos. La plataforma se encuentra alineada con los lineamientos y criterios técnicos del Ministerio de Educación Pública de Costa Rica (MEP).

OCIANN Class no sustituye la labor pedagógica del docente, sino que actúa como una herramienta de apoyo que reduce la carga operativa y facilita la gestión de la información educativa.

4. Datos personales recolectados

OCIANN Class podrá recolectar y tratar las siguientes categorías de datos:

4.1 Datos del docente

• Nombre completo.
• Correo electrónico.
• Número telefónico.
• Nivel educativo.
• Centros educativos asociados.
• Secciones asignadas.
• Información de perfil y uso de la plataforma.

4.2 Datos académicos y administrativos

• Planeamientos didácticos.
• Registros de evaluación por rubro y periodo.
• Exámenes, tareas y proyectos.
• Material didáctico y recursos educativos.
• Calendarios académicos, alertas y bitácoras docentes.
• Registros administrativos institucionales.

4.3 Datos de estudiantes incorporados en expedientes digitales

Los datos de estudiantes son incorporados exclusivamente por el personal docente, en el ejercicio de sus funciones educativas, e incluyen:

• Identificación básica del estudiante.
• Historial académico por periodo.
• Asistencia, ausencias y tardías.
• Observaciones pedagógicas.
• Adecuaciones curriculares y apoyos educativos.
• Registros de seguimiento académico y conductual.

4.4 Datos de uso y técnicos

• Registros de acceso.
• Historial de actividad dentro de los módulos.
• Datos estadísticos y métricas técnicas.
• Información relacionada con el uso de funcionalidades con inteligencia artificial.

5. Finalidades del tratamiento de los datos

Los datos personales serán tratados exclusivamente para las siguientes finalidades:

• Permitir el registro, autenticación y gestión de cuentas de usuario.
• Facilitar el uso de los módulos de OCIANN Class, incluyendo: información personal docente, expediente digital estudiantil, evaluación y exámenes, planeamiento didáctico, material didáctico, calendario y alertas, diario docente, asistente funcional, módulos administrativos e institucionales.
• Garantizar la trazabilidad y continuidad de la información educativa.
• Brindar apoyo funcional mediante herramientas de inteligencia artificial.
• Proporcionar soporte técnico y mantenimiento del sistema.
• Mejorar la plataforma mediante análisis estadísticos y de uso.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales y regulatorias.

Love Avii SRL aplica los principios de legalidad, finalidad, proporcionalidad, minimización y confidencialidad.

6. Base legal del tratamiento

El tratamiento de los datos personales se fundamenta en:

• El consentimiento informado del usuario al aceptar la presente política.
• La ejecución de la relación contractual derivada del uso de OCIANN Class.
• El interés legítimo de OCIANN para garantizar seguridad, integridad y mejora del servicio.
• El cumplimiento de la Ley N.º 8968 – Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales y demás normativa aplicable en Costa Rica.

7. Integraciones y servicios externos

OCIANN CLASS podrá integrarse con servicios externos de autenticación, mensajería, almacenamiento, infraestructura tecnológica u otros servicios complementarios.

• OCIANN CLASS únicamente accede a la información expresamente autorizada por el usuario.
• Los proveedores externos actúan como encargados del tratamiento, sujetos a deberes contractuales de confidencialidad y seguridad.
• OCIANN CLASS no vende ni comercializa datos personales.

8. Destinatarios y transferencias de datos

Los datos personales podrán ser tratados por proveedores tecnológicos contratados por OCIANN.

Las transferencias internacionales solo se realizarán cuando:

• El país de destino garantice un nivel adecuado de protección, o
• Existan cláusulas contractuales que aseguren la protección de los datos.

En ningún caso los datos serán cedidos para fines ajenos al servicio.

9. Medidas de seguridad

OCIANN Class implementa medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos personales, entre ellas:

• Cifrado de datos en tránsito y en reposo.
• Control de accesos por roles y perfiles.
• Autenticación reforzada.
• Registros de actividad y auditoría.
• Copias de seguridad y planes de recuperación.
• Revisión periódica de políticas de seguridad.

10. Seguridad en transacciones y pasarela de pagos

Uso de pasarela de pagos segura: Para la adquisición de planes y suscripciones, LOVE AVII S.R.L. utiliza una pasarela de pagos segura que cumple con los más altos estándares de la industria financiera.

Procesamiento externo: El procesamiento de los datos de tarjetas de crédito o débito se realiza de manera externa a través de proveedores certificados. LOVE AVII S.R.L. no almacena ni tiene acceso directo a números completos de tarjeta, fechas de vencimiento ni códigos de seguridad (CVV).

Encriptación de la información financiera: Toda la transmisión de información financiera se realiza mediante protocolos de comunicación segura y encriptación avanzada.

Tokenización: En caso de que el usuario opte por la opción de "recordar tarjeta" para renovaciones automáticas, la información se gestiona mediante sistemas de tokenización operados por la pasarela de pago, manteniendo los datos reales fuera de los servidores de OCIANN CLASS.

Responsabilidad del usuario: El usuario es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso para prevenir transacciones no autorizadas.

11. Derechos de las personas usuarias

Las personas usuarias podrán ejercer los derechos reconocidos en la Ley N.º 8968:

• Derecho de acceso.
• Derecho de rectificación.
• Derecho de cancelación o supresión.
• Derecho de oposición.
• Derecho de portabilidad, cuando sea técnicamente viable.
• Derecho a revocar el consentimiento.

12. Procedimiento para atender sugerencias o quejas

LOVE AVII S.R.L. pone a disposición de sus usuarios un canal formal para la gestión de incidencias, con el objetivo de garantizar la mejora continua de la plataforma OCIANN CLASS. El procedimiento de atención se rige bajo las siguientes etapas:

Contacto Inicial: El usuario podrá canalizar cualquier petición, sugerencia o queja a través de nuestro Servicio de Atención al Cliente, utilizando el correo electrónico de soporte sistemasavi.com@gmail.com. Asimismo, podrá gestionar su solicitud directamente con el asesor comercial asignado a su institución.

Escalamiento a Dirección: En el caso de que la incidencia no sea resuelta satisfactoriamente en la primera instancia, el usuario tiene el derecho de elevar su reclamación directamente a la dirección de la empresa. Para ello, podrá solicitar una cita al correo oficial: sistemasavi.com@gmail.com.

Resolución: La empresa se compromete a dar trazabilidad a cada reporte y a brindar una respuesta formal en un plazo razonable, buscando siempre la satisfacción del docente y la integridad del servicio.

Las solicitudes deberán enviarse al correo oficial de privacidad de OCIANN e incluir:

• Nombre completo del solicitante.
• Copia de documento de identificación válido.
• Descripción clara del derecho que desea ejercer.

13. Plazo de conservación de los datos

Los datos se conservarán mientras exista una cuenta activa y una finalidad legítima.

Al solicitar la eliminación de la cuenta:

• Se eliminarán los datos identificables del usuario.
• Se eliminarán los contenidos cargados, salvo obligación legal.
• Se revocarán accesos a integraciones externas.
• Algunos datos podrán conservarse por obligaciones legales, de auditoría o seguridad.

14. Tratamiento de datos mediante inteligencia artificial

En el uso de herramientas de inteligencia artificial, OCIANN Class podrá:

• Eliminar datos brutos una vez cumplida la finalidad inmediata.
• Anonimizar la información para impedir la identificación directa o indirecta.
• Utilizar datos anonimizados únicamente con fines estadísticos, analíticos o de mejora del sistema.

Los datos anonimizados no se consideran datos personales conforme a la Ley N.º 8968.

15. Política de privacidad y tratamiento de datos de menores

Dado que OCIANN CLASS permite la gestión de expedientes estudiantiles, el uso de la plataforma está sujeto a las siguientes reglas estrictas de protección al menor:

Naturaleza del Servicio: La plataforma es exclusivamente una herramienta de apoyo para el docente. No permite la interacción directa con menores de edad, ni habilita perfiles, chats o accesos para que los estudiantes utilicen el sistema.

Restricción de Contenido Multimedia: La aplicación NO SOLICITA NI PERMITE LA CARGA DE FOTOGRAFÍAS, VIDEOS O AUDIOS DE MENORES DE EDAD. El sistema está diseñado para el manejo de datos académicos y administrativos textuales. Es responsabilidad exclusiva del docente asegurar que no se suban archivos que vulneren el derecho a la imagen del menor.

Responsabilidad del Docente (Consentimiento): Al utilizar la plataforma, el docente o la institución educativa garantiza que cuenta con las autorizaciones necesarias de los padres o tutores legales para el tratamiento de los datos académicos de los menores, conforme a la normativa vigente del MEP y la Ley N.º 8968.

Protocolo de Eliminación: Si LOVE AVII S.R.L. detecta que se ha almacenado información de menores sin el debido respaldo legal o contraviniendo estas prohibiciones (como la carga de fotos), se reserva el derecho de eliminar dicha información de forma inmediata y definitiva de sus servidores.

16. Modificaciones a la política

OCIANN podrá modificar la presente Política de Privacidad para adaptarla a cambios legales, técnicos o funcionales. Las modificaciones serán publicadas en los canales oficiales de la plataforma. El uso continuado del servicio implica la aceptación de la versión vigente.

17. Contacto

El responsable de la base de datos es Keylor Jesús Méndez Calvo, cédula 1-1765-0711, correo kmendez@ociann.com, conforme al artículo 3 de la Ley N.º 8968.